Sähköinen taloushallinto säästää yrittäjän aikaa toisaalle

”Haet lounaan päätteeksi postilaatikosta kasan kirjeitä. Iltapäiväkahvin lomassa aukaiset kuoret ja poimit laskut jo aikaisemmin tulleiden kanssa samaan pinoon odottamaan maksuun syöttöä. Muutaman kerran viikossa pidät kotikonttorissa toimistoillan ja naputat saapuneet laskut verkkopankkiin maksamista varten sekä mapitat laskut valmiiksi tilitoimiston mappiin. Kerran kuussa – joskus hieman viime tinkaan ennen alv-päivää – kiikutat mapin tilitoimistoon, jotta kirjanpitäjäsi voi kirjata samaiset laskut omaan järjestelmäänsä.” Yrittäjä, kuulostaako tutulta?

Paperisten laskujen käsittelyyn kuluu yrittäjän aikaa ja mitä enemmän laskuja on, sitä pidempi tovi niitä käsitellessä vierähtää. Jos laskuja käsittelee pätkissä pitkin viikkoa, ei tällöin välttämättä edes huomaa, kuinka paljon aikaa ne todella vievät. Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon poistaa tuplatyötä yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä ja vapauttaa yrittäjän aikaa toisaalle. Sähköisessä mallissa laskut saapuvat järjestelmään verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta. Kirjanpitäjä tarkistaa laskun tiedot ja tiliöinnin sekä alv-käsittelyn. Tämän jälkeen lähtee yrittäjälle sähköpostiviesti hyväksyntää odottavasta laskusta. Yrittäjä kirjautuu järjestelmään ja tarkistaa laskun sisällön oikeellisuuden ja hyväksyy laskun. Laskun voi maksaa sopimuksen mukaan yrittäjä tai kirjanpitäjä, aikaa se vie vain muutaman klikkauksen verran.

Oli laskuja sitten paljon tai vähän, sähköiseen käytäntöön siirryttäessä syntyvää ajansäästöä ei voi kiistää. Toisella se saattaa olla puoli tuntia per viikko, kun taas toisella aikasäästö voi olla jopa yhden työpäivän verran viikossa. Oman kokemukseni mukaan yrittäjillä usein on puutetta juuri ajasta. Säästyneen ajan voi kukin kuluttaa tavallaan. Toinen ehkä käyttää sen yrityksen kehittämiseen tai myyntityöhön, kun taas toinen viettäisi mieluusti aikaa enemmän perheensä kanssa tai panostaisi omaan hyvinvointiin.

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa muutakin kuin pelkän ajansäästön. Kun ostolaskut ja myyntilaskut ovat sähköisenä järjestelmässä, on tilitoimiston helppo muuntaa koko taloushallinto täysin sähköiseksi. Tällöin kaikki kirjanpidon materiaali on aina saatavilla, kun käytössä on internetyhteys, eikä asioita tarvitse enää etsiä vanhoista mapeista. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa yrittäjälle ajasta ja paikasta riippumattoman reaaliaikaisen seurannan. Yrittäjä voi perehtyä lukuihinsa silloin, kun se hänelle parhaiten sopii. Osa nykyaikaisista järjestelmistä mahdollistaa ostolaskujen hyväksynnän puhelimella. Tällaista mahdollisuutta hyödyntäessä laskut on helppo hyväksyä vaikkapa lomamatkalla tai esimerkiksi autopesuun jonottaessa.

Toki sähköiseen taloushallintoon siirtyminen aiheuttaa kustannuksia järjestelmän käyttöönoton myötä. Ohjelmistot ovat kuitenkin kovasti viime vuosina kehittyneet ja uusia palveluntarjoajia on tullut markkinoille. Tämän myötä myös ohjelmistojen hintakehitys on ollut suopeaa. Järjestelmien hinnat suhteutetaan toiminnan kokoon niin, että pieni yrittäjä maksaa ohjelmastaan vähemmän kuin yrittäjä, jolla toiminta on suurempaa. Ja lopulta kaikki on kiinni siitä, miten yrittäjä hinnoittelee oman aikansa. Oletko koskaan pohtinut, miten paljon tuottavammin voisit käyttää sen ajan, joka sinulla, yrittäjä, vielä tällä hetkellä kuluu papereiden pyörittämiseen?


Susanna Hautamäki - 6.11.2017